MAKALAH REVISI PESAN - PESAN BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

(REVISI PESAN - PESAN BISNIS)

OLEH:

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

2013

KATA PENGANTAR

            Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Tak lupa, penulis mengucapkan terimah kasih kepada Dosen mata kulia Komunikasi Bisnis yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan makalah ini. Makalah ini membahas tentang “Revisi Pesan – pesan Binis”. Makalah ini disusun dari berbagai sumber yang penulis dapat dari media elektronik seperti internet dan perpustakaan.

            Penulis berharap agar makalah ini diterimah dan bermanfaat bagi pembaca. Penulis menyadari bahwa sebagai manusia tidak luput dari kekurangan, kiranya makalah ini bisa diterima oleh pembaca. Penulis juga menerimah kritik dan saran dari pembaca.

Gorontalo, 1 Maret  2014

Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

1.2.  Rumusan Masalah 

1.3.  Tujuan Penulisan

BAB II PEMBAHASAN

2.1.  Keterampilan Merevisi Pesan

2.2.  Pemilihan Kata Yang Tepat

2.3.  Membuat Kalimat Yang Efektif

2.4.  Menulis Ulang Pesan

2.5.  Memproduksi Pesan

BAB III PENUTUP

3.1.  Simpulan

3.2.  Saran

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.

1.2.  Rumusan Masalah

1.   Bagaimana keterampilan merevisi pesan dalam komunikasi bisnis ?

2.   Bagaimana cara pemilihan kata yang tepat dalam merevisi pesan bisnis ?

3.   Bagaimana cara membuat kata yang efektif dalam merevisis pesan bisnis?

4.   Bagaimana cara menulis ulang pesan ?

5.   Bagaimana cara memproduksi pesan ?

1.3.  Tujuan Penulisan

1.    Mengetahui bagaimana  keterampilan merevisi pesan-pesan bisnis.

2.    Mengetahui pemilihan kata yang tepat dalam revisi pesan-pesan bisnis.

3.    Dapat membuat kalimat yang efektif dan mengembangkan paragraf.

4.    Dapat Menulis ulang pesan dengan baik.

5.    Medeskripsikan cara memproduksi pean.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.  Ketrampilan Merevisi Pesan

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan  bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.

Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

1.    Pesan – pesan Bisnis Tertulis.

a.    Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan  tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

b.    Mengedit mekanik atau teknis penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

1)    Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

2)    Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).

3)    Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).

4)    Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

5)    Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.

c.    Mengedit format dan layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2.    Pesan – pesan bisnis lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a.    Substansi pesan

Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens

b.    Pengorganisasian pesan

Mencakup 3 poin penting, yaitu:

1)    Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

2)    Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.

3)    Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c.    Gaya Bahasa

 Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

2.2.  Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.    Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.    Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.    Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

2.3.  Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.    Tiga jenis kalimat

a)    Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b)    Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c)    Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.    Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c.    Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.    Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.    Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

2.4.  Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:

1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya

2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu

3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

2.5.  Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

BAB III

PENUTUP

3.1.  Simpulan

Pesan-pesan bisnis merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam proses pelaksanaan bisnis, karena di dalamnya terkandung informasi-informasi yang dapat dijadikan sumber referensi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak jarang bentuk pesan bisnis tersebut terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga menimbulkan banyak hambatan informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk merevisi pesan-pesan bisnis tersebut adalah cara yang terbaik untuk dilakukan. Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya

Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familliar/sudah dikenal secara umum,singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kallimat sederhana,majemuk,kompleks. Kalimat-kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis.

Dalam mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan mengenai sebab akibat, melakukan klasifikasi, dan pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving). Pusatkan perhatian pada ide tunggal dan usahakan untuk setiap paragraf singkat saja.

3.2.  Saran

Sebaiknya dalam melakukan revisi pesan bisnis dan tata cara penulisan direct request, harus lebih memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika pesan bisnis telah di revisi dan penulisan direct request dapat mudah dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat atau yang berkepentingan dalam bisnis.

Daftar Pustaka

Satria Arga (2010). Revisi Pesan-Pesan Bisnis (http://argafeb.blogspot.com/2013/05/mata-kuliah-komunikasi-bisnis-revisi-pesan_1176.html). Diakses 1 Maret 2014

Kumala Rizki (2012). Perencanaan revisi pesan – pesan bisnis. (http://mrizki12.blogspot.com/2012/09/perencanaan-revisi-pesan-pesan-bisnis.html). Diakses 1 Maret 2014

Anggraini Dewi. (2001). Pesan – Pesan  Bisnis. (http://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/). Diakses 1 Maret 2014.

Sutrina. (2012). Perencanaan Pesan - Pesan  bisnis.(http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/). Diakses 1 Maret 2014.